1. Pregătire – asigură-te că magazinul tău e oricând pregătit pentru un control:🛠

• menține magazinul permanent curat și ordonat

• nu lăsa produse alimentare pe jos, în afara rafturilor

• verifică mereu termenele de valabilitate ale produselor

• asigură-te să fie setat corect cântarul și să fie cu verificările la zi

• asigură-te că graficele de temperatură sunt completate la zi

• asigură-te că fișele ITM sunt completate

• înscrie angajații la cursuri de igienă

• toate produsele trebuie să fie etichetate corespunzător iar pe etichetele de preț trebuie menționat și prețul pe kg sau litru

• produsele să aibă eticheta tradusă în limba română, cu toate informațiile despre caracteristicile acestora, și cu toate mențiunile și avertizările prevăzute de lege (de exemplu: „A nu se lăsa la îndemâna copiilor” , „A se consuma de preferință înainte de … ”) ;

• echipamentele de manipulare a cărnii să fie igienizate, curățate și dezinfectate;

• să nu existe containere de gunoi în apropierea mărfii;

• produsele congelate să nu fie depozitate la temperatura de refrigerare;

• să nu fie depozitate produse ambalate împreună cu produse neambalate, în același spațiu;

• magazinul să fie întreținut, canalizarea să fie adecvată, iluminatul corespunzător și spații de depozitare adecvate;

• să nu existe animale sau dăunători;

• orarul de funcționare să fie la vedere;

• afișează în mod vizibil denumirea firmei și a codului unic de înregistrare la Registrul Comerțului din care reiese activitatea pentru care este autorizat să funcționeze.

• datele de contact ale ANPC, la vedere: Telefonul Consumatorului: 0219551 , precum și datele de contact ale comisariatelor județene pentru protecția consumatorilor însoțite de adresa site-ului ANPC (www.anpc.ro)

• pregătește din timp documentele care ar putea să ți le ceară fiecare organ de
control (pe următoarele pagini ai o listă cu cele mai uzuale documente cerute de
către ANAF, ITM, ANPC, ISU, GNM și ANSVSA)
• pune documentele în dosare de diferite culori pentru a le fi ușor angajaților să le găsească în timpul unui control (de exemplu, un dosar roșu va fi cu documente cerute de ANAF, unul albastru cu documente ITM, etc.)
• pregătește și un dosar cu actele firmei în original pe care să menționezi clar că nu se vor înstrăina (acele acte vor rămâne mereu la sediul firmei).

2. În timpul controlului🔍:

• păstrează-ți calmul și nu te stresa peste măsură.
• fii amabil cu inspectorii veniți în control
• prezintă documentele de care au nevoie
• fii dispus să rezolvi cerințele pe care aceștia le au
• notează-ți sugestiile pe care ți le dau, astfel vor vedea că ești interesat de ceea ce îți spun și vrei să aplici sfaturile lor
• furnizează și documente suplimentare, pe lângă cele pe care le-ai pregătit deja întrucât de obicei cer documente scrise, nu e suficient să le ai în calculator.

3. După control📍:

• rezolvă problemele menționate în procesul-verbal și trimite dovezi cu soluționarea către instituția cu pricina
• în cazul în care organele de control au solicitat și alte documente, asigură-te că le trimiți către ei
• pregătește-te pentru următorul control, încercând să implementezi toate sugestiile date de autorități.

Important! În cazul unui control care se sfârșește cu o amendă se poate invoca Legea prevenirii (Legea nr.270/2017). Astfel, agentul constatator va aplica doar un avertisment la care va adăuga un plan de remediere a problemei ce va conține aspectele ce vor trebui corectate precum și un termenul limită de conformare pentru fiecare faptă. Dacă problemele sunt soluționate în cursul controlului, planul
de remediere nu se va mai întocmi.
Regula se aplică o singură dată la trei ani, pentru fiecare contravenție în parte, începând de la data aplicării prevederilor Legii prevenirii nr. 270/2017. În termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data expirării termenului de remediere, organul de control are obligația să reia controlul şi să completeze partea a II-a a planului de remediere anexat la procesul-verbal de constatare a contravenției. 

Documente necesare oricărui control📋

1. Registrul unic de control
2. Actele de înființare ale firmei:
• Certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului cu anexele aferente
• Certificatul constatator de la Registrul Comerțului
• Statutul societății
• Actul constitutiv
• Certificatul de înregistrare fiscală (CUI, CIF)
• Acte adiționale de modificare, completare ale actelor de înființare
• Procura notarială de împuternicire pentru reprezentantul angajatorului, dacă este cazul
3. Autorizațiile de funcționare ale firmei ( de la primărie, DSP, ITM, UPFR, ISU).

Documente necesare controlului ANAF📚

• Documentele de înființare ale firmei (actul constitutiv, certificatul de înmatriculare, cărțile de identitate ale asociaților, autorizații de funcționare, certificatul de atestare TVA, etc);
• Documentele care dovedesc fiscalizarea aparatului de marcat electronic și cele în legătură cu obligațiile care revin utilizatorilor, cum sunt: declarația de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale, cartea de intervenții și registrul special.
• Documente justificative privind încasările și plățile efectuate (chitanțe), precum și registrul de casă în care se înregistrează aceste documente;
• Documente din care rezultă încasările prin POS;
• Facturi;
• Avize de însoțire a mărfurilor;
• Documente vamale (dacă este cazul);
• Note de recepție și constatare diferențe;
• Alte documente de evidență a stocurilor, adoptate prin proceduri proprii cu privire la conducerea contabilității, respectiv prin intermediul politicilor contabile (de exemplu raport de gestiune, balanța analitică a stocurilor, fișe de magazie).

ITM 

În domeniul relațiilor de muncă👥

 
• Registrul general de evidență a salariaților
• Documentele de plata a salariilor semnate de salariați;
• Actele ce atestă plățile către bugetul asigurărilor sociale de stat, de sănătate, de
constituire a fondului pentru plata ajutorului de șomaj
• Balanța de verificare contabilă pentru verificarea fondului de salarii;
• Foaia colectivă de prezență a salariaților;
• Documente justificative privind acordarea concediilor de odihnă, concediilor
medicale, concedii pentru îngrijirea copilului, concediilor fără plată, concedii de
studii, acordarea orelor suplimentare;
• Dosarele de personal ale salariaților care trebuie să cuprindă:
 dovada realizării obligației de informare prevăzută la art.17 din Codul Muncii;
 cerere de angajare;
 curriculum vitae;
 acte stare civilă;
 acte de studii și calificare;
 fișa de aptitudini;
 contractul individual de muncă care va cuprinde salariul și elementele
constitutive ale acestuia potrivit legii;
 actele adiționale și celelalte acte referitoare la executarea, modificarea,
suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;
 actele de identitate;
 avizul medical;
 actele de studii;
• Fișa postului;
• Acte adiționale la contractele individuale de muncă;
• Acte privind cercetarea și aplicarea sancțiunilor disciplinare;
• Regulamentul intern;

În domeniul sănătății și securității în muncă 🛠

• Autorizația de funcționare din punct de vedere al protecției muncii
• Contractul cu furnizorul de servicii SSM
• Evaluarea riscurilor de accidentare şi îmbolnăvire profesională la locurile de muncă
• Dosarul medical individual
• Fișa de aptitudini
• Foaia de parcurs
• Măsuri tehnico-organizatorice de prevenire, alarmare, intervenție, evacuare și prim
ajutor
• Tematici de instruire
• Verificarea testelor utilizate pentru evaluarea cunoștințelor în procesul de instruire
• Fișele individuale de instructaj de protecția muncii
• Foaie de prezență
• Contractul colectiv de muncă întocmit la nivelul unităţii, la firmele cu peste 21 de
salariați (clauzele referitoare la protecţia muncii, la timpul de muncă, regimul pauzelor,
munca în schimburi şi intensitatea acesteia)
• Regulamentul de Organizare şi Funcţionare si Regulamentul Intern
• Buletine de verificări PRAM
• Verificările ISCIR
• Fișa postului
• Plan de evacuare în caz de urgență
• Cartea tehnică a utilajului
• Materiale necesare informării și educării angajaților
• Modul de acordare a materialelor igienico sanitare
• Fișa de expunere la riscuri profesionale
• Alte documente necesare efectuării controlului în domeniul securității și sănătății în muncă.

ANPC 🥨

• Declarațiile de conformitate a produselor comercializate
• Documente de autorizare valabile la data controlului
• Dovada verificării metrologică cântare (Buletin de verificare metrologică)
• Documentele de proveniență ale produselor
• Grafice de temperatură frigidere

ANSVSA 🐶

• Autorizația sanitar-veterinară
• Diplomele de cursuri de igienă a angajaților
• Facturi, avize, certificate de calitate, declarații de conformitate, certificatul de
sănătate publică veterinară
• Contracte cu firme de preluare a deșeurilor
• Fișa control medical periodic al personalului

GNM (Garda Națională Pentru Mediu)

• Actele de înființare ale firmei
• Autorizația pentru mediu (dacă este cazul) sau negația obținută de la Agenția Pentru Protecția Mediului
• Autorizația de reglementare a activității
• Contractele de furnizare utilități
• Proceduri interne privind modul de colectare al deșeurilor
• Decizia prin care se desemnează persoana pentru gestiunea deșeurilor în entitate
• Contracte încheiate cu operatori autorizați pentru colectarea/valorificarea/
eliminarea deșeurilor
• Documente justificative privind predarea deșeurilor rezultate din activitatea
societății (procese verbale de încărcare-descărcare, facturi, avize, etc.)
• Registrul privind evidența gestiunii deșeurilor
• Alte evidențe precum: balanțe analitice, rapoarte, fișe de magazie, etc.
• Rapoarte către Autoritatea componentă pentru Protecția Mediului a deșeurilor
generate/colectate/transportate/comercializate/tratate
• Declarații depuse pentru fondul de mediu
• Dovada achitării fondului pentru mediu.

ISU 🔥

• Instrucțiunile de apărare împotriva incendiilor și atribuții ale salariaților la locurile de muncă
• Reglementarea lucrului cu foc deschis și a fumatului
• Organizarea instruirii personalului
• Regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor la utilizarea, manipularea, transportul și depozitarea substanțelor periculoase specifice produselor
• Documentația tehnică specifică, conform legii: scenarii de securitate la incendiu, identificarea și analiza riscurilor de incendiu, etc.
• Avizele și autorizațiile de securitate la incendiu, însoțite de documentele care au stat la baza emiterii lor
• Certificatele CE, certificatele de conformitate, agrementele tehnice pentru mijloacele tehnice de apărare împotriva incendiilor și echipamentele specifice de protecție utilizate
• Organizarea apărării împotriva incendiilor la locul de muncă
• Fișele de instruire, conform reglementărilor specifice
• Rapoartele întocmite în urma controalelor autorității de stat și măsurile și acțiunile proprii sau rezultatele în urma constatărilor autorităților de control pentru respectarea reglementărilor în domeniu. 

Market Manager – magazinul cu soluții